档案室的“记忆”
“这里是档案室吗?我想调份判决书。”早上8点,一名当事人站在办公室门口,这样说道。“是的,查阅档案请出示一下身份证。”像往常一样,我开始了一天的工作。

■严伟能

“这里是档案室吗?我想调份判决书。”早上8点,一名当事人站在办公室门口,这样说道。

“是的,查阅档案请出示一下身份证。”像往常一样,我开始了一天的工作。

调阅档案是我每天处理的工作之一,转眼间,我已经在承载了法院无数“记忆”的档案室度过了五年时光。从一个初出茅庐的毕业生,成长为一名可以独当一面的司法行政人员。

20世纪90年代,工作人员正在调阅档案1

20世纪90年代,工作人员正在调阅档案

2014年的夏天,我从西北大学档案学专业毕业,之后通过江西省公务员考试考入了新干法院,从此成了一名法院人。刚入职时的我,在好奇心的驱使下,翻阅了新干法院建院以来第一份卷宗,是一个刑事案件,粗糙的草纸,略微潦草的毛笔书写,只是薄薄的一卷,却有一种说不出的厚重感。在档案室小小的240平方米的空间内,保存了1950年建院以来的所有点点滴滴,有人事信息、院史资料,还有大大小小近6万份裁判文书。这一卷卷、一页页,汇聚了法院最珍贵的“记忆”。

初来法院时,我接手的档案管理工作还是沿用最传统的方式——用手写、用笔记。到现在我还清晰的记得,我面对着堆积如山的案卷和一本本厚厚的索引目录手足无措的样子,还好有坚守在法院档案岗位上的返聘退休干部鄢飞云,他是我的领路人,是他带我熟悉法院档案工作,为我讲解法院档案的分类方法和不同年代案件类型的代码,帮我答疑解惑。

那时候,最繁琐的就是为当事人调阅案卷复印材料,首先要先从当事人的姓氏着手找到相应的检索目录,再依据他提供的案件发生年份或者大致年份,逐条检索确定案卷号,最后根据案卷号从库房中调取纸质案卷,复印盖章交到当事人手中。要是遇上当事人的姓氏是大姓,如李、王、周或者本地常见的邹、蒋等姓氏,那真是要查的我头晕眼花。

2019年夏天,作者在档案室库房整理卷宗

作者在档案室库房整理卷宗

一张张泛黄的纸页、一道道繁琐的查阅程序、一件件不断增加的案件数量……传统的档案管理模式已经难以适应新形势,卷宗档案化管理工作被提上日程,档案室的“记忆”终于有了新去处。

2015年,新干法院开展了全面的信息化改造升级,档案管理工作也借着这股东风加入了改造升级队伍。我们建立了电子目录库,引入了电子档案管理系统,对2004年至今的所有卷宗进行了数字化加工并导入管理系统,新收案卷全部实行纸质、电子卷宗同步签收。若要查阅2004年以后的案卷,只需根据当事人的身份信息在系统中搜索即可找到对应的电子版,然后一键打印就搞定了。目前,2004年之前的案卷也在数字化加工过程中,在不久的将来,我们就可以实现全部案卷的电子化,法院档案管理水平实现质的飞跃。在信息化的过程中,新干法院还完善了各项档案工作制度,2016年1月27日顺利通过评估,被江西省档案局认定为档案工作规范化管理省特级单位。

鄢飞云老同志离职时对我说:“小严,档案工作比较枯燥,但是很重要,我现在把接力棒交到你手里,你要沉下心慢慢来,用心把工作做好。”前辈的谆谆教导我时刻铭记心中,在今后的日子里,也将继续立足本职工作,不断推进档案工作的开展,让档案管理信息化成果真正实现了共享,做到“让数据多跑路,让群众少跑腿,让机器多干活,让法官少受累”,更加高效地服务人民群众,服务法官办案,服务司法管理。

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